Privacyverklaring Stichting Koningsdag Eindhoven

Wij zijn er om een gezellige, mooie en veilige Koningsdag te organiseren in Eindhoven. Om dit goed te kunnen organiseren, is het noodzakelijk persoonsgegevens te verwerken. In deze privacyverklaring kun je lezen hoe wij persoonsgegevens verwerken van betrokkenen en gebruikers van de website www.eindhovenisking.nl

1.Verwerkingsverantwoordelijke

Naam organisatie: Stichting Koningsdag Eindhoven

Adres: Begijnenhof 4, 5611 EL Eindhoven

E-mail: info@eindhovenisking.nl

2. Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken verschillende typen persoonsgegevens, onder andere afhankelijk van de categorie betrokkenen. Per categorie wordt hieronder aangegeven welke persoonsgegevens wij mogelijk verwerken.

Locatiehouders en samenwerkingspartijen:

  • Handelsnaam;
  • Adresgegevens bedrijf;
  • KvK nummer;
  • Voor- en achternaam;
  • Adresgegevens privé;
  • Geboortedatum;
  • Telefoonnummers (zakelijk, privé, vast, mobiel);
  • E-mailadressen;
  • Functie;
  • Betaalgegevens zoals een bankrekeningnummer; en
  • Klantnummer en factuurnummer.

Bezoekers van de website:

  • Contactgegevens die je stuurt wanneer je contact opneemt via de e-mail zoals voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en andere persoonsgegevens;
  • IP-adres en gegevens over jouw online activiteit: bijvoorbeeld jouw online interactie met de website, locatie en IP-adres (zie hiervoor onze Cookieverklaring).

3. Redenen voor verwerking persoonsgegevens

De persoonsgegevens worden verwerkt doordat je ons hiervoor toestemming geeft, je gebruikt maakt van onze diensten en/of omdat op ons een wettelijke verplichting rust deze gegevens te verwerken.

In sommige gevallen hebben wij een gerechtvaardigd belang om gegevens te verwerken. Bijvoorbeeld in het belang van de eigen bedrijfsvoering, bewijspositie en rechtspositie te bewaken en waarborgen. Wij zullen daarbij niet meer gegevens verwerken dan nodig is om het doel te bereiken en de gerechtvaardigde belangen te waarborgen.

De persoonsgegevens die wij verwerken heb je zelf verstrekt of via andere betrokkenen of uit openbare registers, zoals het handelsregister van de KvK of andere openbare bronnen zoals sociale media-accounts.

4. Verwerkingsdoelen, grondslagen en bewaartermijnen

Hieronder wordt beschreven wanneer wij persoonsgegevens verwerken, wat de grondslag is voor deze verwerkingen en hoe lang de persoonsgegevens bewaard worden.

Contact

Indien je contact hebt opgenomen met ons via e-mail of via onze social media-kanalen, dan ontvangen wij persoonsgegevens van je. Deze worden verwerkt om te reageren op jouw bericht.

Grondslagen: Toestemming en gerechtvaardigd belang. Het is in ons belang om te weten wanneer er voor het laatst contact is geweest en hoe dit contact is verlopen.

Bewaartermijn: Maximaal 5 jaar.

Agendabeheer

Wanneer we een afspraak met je inplannen, hebben wij hebben jouw persoonsgegevens nodig.

Grondslag: Toestemming, uitvoering van de overeenkomst.

Bewaartermijn: Geen bepaalde termijn, maar niet langer dan strikt noodzakelijk.

Organisatie van Koningsdag met de locatiehouders

Wij helpen locatiehouders met het organiseren van een gezellige, mooie en veilige Koningsdag in Eindhoven. Hiervoor verwerken wij persoonsgegevens van de locatiehouders.

Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst.

Bewaartermijn: 7 jaar in verband met wettelijke administratieplicht.

Aanvragen en verkrijgen van gemeentelijke subsidies en vergunningen

Om de diverse activiteiten tijdens Koningsdag in Eindhoven mogelijk te maken en veilig te laten verlopen, vragen wij gemeentelijke subsidies en vergunningen aan voor de locatiehouders. Hiervoor voeren wij vooroverleggen en evaluaties met de locatiehouders, gemeente en hulpdiensten met betrekking tot (het verkrijgen van) de vergunning.

Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst.

Bewaartermijn: 7 jaar in verband met wettelijke administratieplicht.

Betalingen verrichten en ontvangen

Wij verwerken betalingen en bewaren de facturen in onze administratie.

Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst.

Bewaartermijn: 7 jaar in verband met wettelijke administratieplicht.

Contact via onze social mediakanalen
Wij maken gebruik van Facebook en Instagram. Wanneer je ons een berichtje stuurt of reageert op onze posts, verwerken wij gegevens.

Grondslag: Toestemming, gerechtvaardigd belang

Bewaartermijn: De gegevens blijven bewaard in onze sociale media accounts. Deze kunnen op verzoek verwijderd worden.

5. Gevolgen niet verstrekken persoonsgegevens

In sommige situaties ben je verplicht om persoonsgegevens te verstrekken ons. Dit moet bijvoorbeeld wanneer wij persoonsgegevens moeten verwerken op grond van een wettelijke verplichting of om een overeenkomst te kunnen nakomen. Indien je weigert om de benodigde persoonsgegevens te verstrekken, informeren wij je over de gevolgen hiervan. Wij kunnen hier consequenties aan verbinden, zoals het weigeren of stopzetten van de samenwerking.

6. Ontvangers van jouw persoonsgegevens

Wij verstrekken jouw persoonsgegevens alleen aan derden wanneer wij daartoe contractueel of wettelijk verplicht zijn of wanneer dat noodzakelijk is om de dienstverlening uit te voeren of onder de aandacht te brengen. Wanneer wij jouw gegevens doorgeven aan derde partijen, gebeurt dit zorgvuldig met inachtneming van passende beveiligingsmaatregelen. Wij verkopen in geen enkel geval persoonsgegevens aan derden.

Jouw gegevens worden (mogelijk) gedeeld met de volgende derden:

  • Website hosting;
  • Website software;
  • E-mailserver;
  • CRM-systeem;
  • Door Stichting Koningsdag Eindhoven ingeschakelde samenwerkingspartijen;
  • Belastingdienst;
  • Boekhoudsysteem;
  • Boekhouder of accountant;
  • Verzekeringsmaatschappij;
  • Betaaldiensten; en
  • Bezorgdiensten.

Indien een partij die persoonsgegevens van ons ontvangt de rol van verwerker heeft, dan hebben wij met deze verwerker een verwerkersovereenkomst gesloten om de bescherming van jouw persoonsgegevens te waarborgen. Ingevolge een (sub)verwerkersovereenkomst worden op eventuele subverwerkers dezelfde verplichtingen opgelegd als die die voor verwerkers gelden. Derden die van ons persoonsgegevens ontvangen kunnen ook zelf verantwoordelijk zijn voor de verwerking van persoonsgegevens. Wij zijn in dat geval niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor de verwerking door deze derden.

Jouw persoonsgegevens worden alleen verwerkt in landen binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

7. Toegang tot jouw persoonsgegevens en beveiliging

Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Wij beveiligen de gegevens onder andere door SSL-encryptie (Secure Sockets Layer) waardoor data niet leesbaar zijn voor derden die onrechtmatig toegang proberen te verkrijgen.

8. Jouw rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens

Op grond van de AVG heb je rechten met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens:

  • Het recht op inzage;
  • Het recht op rectificatie;
  • Het recht om vergeten te worden;
  • Het recht op beperking van de verwerking;
  • Het recht om jouw toestemming voor een verwerking in te trekken;
  • Het recht bezwaar te maken tegen een verwerking;
  • Het recht op overdraagbaarheid van gegevens.Indien je een beroep wil doen op een van deze rechten, neem dan contact op via info@eindhovenisking.nl Bovengenoemde rechten zijn niet absoluut. Dat wil zeggen dat wij niet in alle gevallen gehoor hoeven te geven aan een verzoek ter uitvoering van één van deze rechten. Hierover word je in dat geval geïnformeerd. Van belang is dat het intrekken van jouw toestemming voor een verwerking of het bezwaar maken tegen een verwerking geen gevolgen heeft voor de rechtsgeldigheid van de verwerking van persoonsgegevens vóór de intrekking van jouw toestemming of het maken van bezwaar. Naast de hierboven genoemde rechten heb je het recht om een klacht in te dienen over de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Ga hiervoor naar www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

9. Wijzigingen in de privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring op elk gewenst moment en om welke reden dan ook aan te passen of te wijzigen. De meest recente versie is te vinden op onze website www.eindhovenisking.nl.